§ 1 Formål, roller og ansvar
Stk. 1 Tennisudvalgets formål er ud fra det af HIK’s hovedbestyrelse godkendte og på generalforsamlingen forelagte budget at sikre en ansvarlig drift af tennisafdelingen med henblik på at udbrede og fremme kendskabet til – og færdighed i - tennis for tennisafdelingens medlemmer. Endvidere skal tennisudvalget efter behov bidrage
konstruktivt til, at HIK’s bestyrelse og administration kan drive, vedligeholde og udvikle anlægssiden.

Stk. 2 Tildeling af midler til aktiviteter på tværs af afdelingens områder besluttes af Tennisudvalget og kan i løbet af året justeres af Tennisudvalget, således at det sikres, at det samlede budget for tennisafdelingen ikke overskrides og tennisafdelingen får maksimal effekt af de tilførte midler. Overholdelse af budgettet og anvendelsen af de tildelte midler er således Tennisudvalgets fælles ansvar. Tennisudvalget disponerer over tennisafdelingens budget under iagttagelse af bestyrelsens forpligtelser jf. HIK’s love §12.

Stk. 3 Tennisafdelingen ledes af et udvalg (”Tennisudvalget”) bestående af syv medlemmer, herunder en tennisformand, der leder udvalget, samt seks øvrige
medlemmer, der hver især repræsenterer en medlemsgruppe og/eller et område i tennisafdelingen, jf nedenfor. Formålet med repræsentation i Tennisudvalget er blandt
andet at sikre de respektive medlemsgruppers stemme og engagement i foreningen.

Tennisudvalget består af:

- En formand for HIK Tennis
- En repræsentant for sponsor
- En repræsentant for seniorbredden
- En repræsentant for senioreliten
- En repræsentant for junior- og ungseniorbredden
- En repræsentant for junioreliten
- En repræsentant for veteranerne

Stk. 4 Tennisudvalget konstituerer sig umiddelbart efter afholdelse af det ordinære tennismøde i Tennisafdelingen, jf. § 10, herunder fordeler opgaverne.

Stk. 5 Det påhviler alle udvalgsmedlemmer ved udøvelsen af deres hverv at virke for HIK Tennis’ og HIK’s interesser. Tennisudvalget arbejder inden for rammerne af HIK Tennis' forretningsorden, i overensstemmelse med HIK’s værdier og med respekt for HIK’s historie.

Stk. 6 Uanset konstituering, repræsentation og opgaver skal alle medlemmer af Tennisudvalget arbejde ud fra et tværgående, koordinerende og for HIK Tennis som
helhed værdiskabende perspektiv.

Stk. 7 Tennisudvalget har ansvaret for, at der opretholdes en administration (klubchef eller lignende), som varetager tennisafdelingens daglige drift i behørigt samarbejde med HIK’s administration og respekt for gældende ansvarsområder herfor jf. HIK’s love, og har samtidig ansvaret for, at trænerteam m.fl. arbejder inden for den sportslige strategi og retning, der er besluttet af Tennisudvalget.

§ 2 Møder og indkaldelse
Stk. 1 Der afholdes minimum 6 ordinære Tennisudvalgsmøder per år. Datoer for ordinære udvalgsmøder fastsættes normalt en gang årligt for det kommende år i forbindelse med første møde efter det ordinære Tennismøde. Der skal være mindst 14 dages varsel til alle ordinære møder.

Stk. 2. Ekstraordinære møder afholdes, når formanden finder, der er behov for det, eller når 2 medlemmer af Tennisudvalget over for formanden fremsætter ønske herom.

Stk. 3. Tennisudvalget indkaldes per e-mail af Tennisformanden eller af to af udvalgets øvrige medlemmer.

Stk. 4 Kan et udvalgsmedlem ikke deltage i et møde, meddeles forfald til formanden.

Stk. 5. Med mindre Tennisudvalget bestemmer andet, afholdes møderne i HIK. Møder kan efter Tennisudvalgets bestemmelse holdes som virtuelle møder eller lignende.

§ 3 Beslutningsdygtighed og afstemninger
Stk. 1 Tennisudvalget er beslutningsdygtig, når mindst 5 af 7 medlemmer er til stede.

Stk. 2 Alle Tennisudvalgets medlemmer har lige stemmeret og træffer sine beslutninger ved simpel stemmeflerhed. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt, men formanden kan tillade skriftlig afstemning om et emne uden for mødernes afholdelse, når forholdene i særlige tilfælde tilsiger det.

Stk. 3 Medlemmer af administrationen og gæster kan inviteres til at deltage på møderne eller under udvalgte punkter uden stemmeret. Tennisudvalget kan til et møde eller for en periode - med stemmeflerhed som under stk. 2 anført - beslutte at supplere Tennisudvalget med yderligere repræsentanter fra Tennisudvalgets underudvalg. Disse har ikke stemmeret i udvalget.

§ 4 Dagsorden og mødemateriale
Stk. 1. Det påhviler formanden at sikre, at der altid er en relevant dagsorden af betydning for tennisafdelingens virke med udgangspunkt i den under stk. 2 anførte.

Stk. 2. Standarddagsorden

- Opfølgning / referat seneste møde
- Generel information
- Input fra tennisudvalgets repræsentanter
- Økonomi
- Drift
- Anlæg
- Projekter
- Evt.
- Næste møde

Stk. 3. Sager der forelægges for udvalget inddeles i beslutningssager, sager til drøftelse og sager til orientering.

Stk. 4. Under beslutningssager og sager til drøftelse skal altid angives et klart tema, en sagsfremstilling som er tilstrækkelig udførlig, samt angivelse, hvor det er relevant, af økonomiske konsekvenser, herunder om beslutningen kan holdes inden for gældende budget.

Stk. 5. Dagsorden og skriftligt materiale, jf. stk. 1 – 4, sendes via e-mail til Tennisudvalget senest 3 dage inden mødets afholdelse. Undtagelse herfra kan kun gøres i særlige tilfælde og med formandens godkendelse.

§ 5 Referat
Stk. 1. Der udarbejdes et beslutningsreferat fra Tennisudvalgsmøderne, som arkiveres af HIK administration. Formanden har ansvaret herfor, idet arbejdet kan delegeres til udvalgsmedlemmerne.

Stk. 2. Er et udvalgsmedlem ikke enig i flertallets afgørelse i en sag, kan medlemmet kræve at få sit særstandpunkt ført til referat. Der henvises derudover til §1 stk. 6 omkring det helheds- og værdiskabende perspektiv i udvalgsarbejdet.

Stk. 3. Referatet fra et ordinært Tennisudvalgsmøde sendes til udvalgsmedlemmerne senest 7 dage efter udvalgsmødet.

Stk. 4. Udvalgsmedlemmerne har 7 dage til at fremkomme med bemærkninger/rettelser til referatet. Hvis der ikke kommenteres inden de 7 dage fra modtagelsen, anses medlemmet for at have godkendt referatet.

§ 6 Offentlighed
Stk. 1. Dagsorden og resumé af alle udvalgsmøder gøres offentligt tilgængelige for HIK Tennis’ medlemmer (hjemmeside, udsendelse via booking portal eller lignende), og
arkiveres af HIK administration.

Stk. 2. I særlige tilfælde, f.eks. hvis der er person- og/eller økonomifølsomme oplysninger i en sag, kan Tennisudvalget beslutte, at et dagsordenspunkt skal behandles som et lukket punkt uden offentlighed.

§ 7 Underudvalg
Stk. 1 Formålet med underudvalg er at danne rammerne for en robust struktur for HIK Tennis, hvor Tennisudvalget proaktivt samarbejder med medlemsgrupperne og
engagerede frivillige kræfter. Der skabes herved et fundament for en harmonisk og bæredygtig tennisklub.

Stk. 2 De under § 1 anførte repræsentanter (valgt, jf. § 9) organiserer sig inden for deres respektive områder, hvilket kan ske ved underudvalg, hvor det er relevant. Det vurderes, at der til stadighed vil være et behov for underudvalg inden for følgende tre områder:

- Sponsor
- Junior
- Elite

Stk. 3 Tennisudvalget kan dog herudover beslutte at nedsætte flere underudvalg, eksempelvis veteran, trivsel, samarbejde med fodbold og håndbold, m.fl.
Underudvalgene supplerer repræsentanterne i Tennisudvalget og anbefales at bestå af 3-5 medlemmer foruden Tennisudvalgsrepræsentanten/repræsentanterne.

§ 8 Valg til HIK’s hovedbestyrelse
Stk. 1 Tennisafdelingen har i alt 3 medlemmer i HIK’s hovedbestyrelse. Tennisformanden, som vælges på det årlige Tennismøde for et år ad gangen, er formand for Tennisudvalget og repræsenterer automatisk tennisafdelingen i HIK’s hovedbestyrelse. På det årlige tennismøde vælger medlemmerne ydermere hvert år 1 medlem af Tennis til at repræsentere Tennisafdelingen i HIK’s hovedbestyrelse. Valgperioden for disse to medlemmer er 2 år, jfr. § 11, stk. 3 i Love for HIK.

Stk. 2 Kandidater til HIK’s hovedbestyrelse skal orientere HIK’s administration om deres kandidatur senest to uger før det ordinære Tennismøde for at være valgbare på
Tennismødet. Valgbare til HIK’s hovedbestyrelse er alle aktive medlemmer samt passive medlemmer, som tidligere har været aktive medlemmer i mindst 1 år af tennisafdelingen.

Stk. 3 I tilfælde af afgang blandt Tennisafdelingens medlemmer af HIK’s hovedbestyrelse, supplerer bestyrelsen sig selv efter indstilling fra tennisudvalget med fuld stemmeret indtil næste ordinære Tennismøde.

§ 9 Valg til Tennisudvalget
Stk. 1 De i § 1 anførte repræsentanter og formanden vælges på det ordinære Tennismøde. Kandidater til Tennisudvalget skal orientere HIK’s administration om deres kandidatur senest to uger før det ordinære Tennismøde for at være valgbar på Tennismødet. Valgbare til Tennisudvalget er aktive og passive medlemmer af tennisafdelingen over 18 år.

Stk. 2 Formanden for Tennisudvalget vælges jf. HIK’s love for en periode på 1 år. De øvrige medlemmer vælges for en periode på 2 år, således at der i lige år vælges 3 medlemmer og i ulige år 3 medlemmer.

Stk. 3 Én suppleant vælges hvert år for et år. Suppleanten vælges i forlængelse af de under §9, stk. 1 og 2 afholdte valg blandt de kandidater, der ikke har modtaget valg. Ved mangel på kandidater, vælges suppleanten blandt øvrige valgbare på tennismødet. Såfremt en suppleant indtræder i Tennisudvalget, skal den pågældende udvalgspost besættes ved valg på det førstkommende ordinære Tennismøde.

Stk. 4 Kandidater skal i forbindelse med anmeldelse af deres kandidatur angive, hvilket af de § 1 nævnte områder, de ønsker at kandidere til at repræsentere, og kort forklare den indsigt og tilhørsforhold, der gør dem i stand til at repræsentere netop denne medlemsgruppe, jf beskrivelse af områdernes medlemsgrupper nedenfor stk. 5.

Stk. 5 Tennisudvalget opfordrer interesserede kandidater til at indgå i dialog om arbejdet via de enkelte repræsentanter, underudvalg og medlemsgrupper. Denne opfordring er en forpligtelse for kandidater, der ønsker at opstille for grupper med medlemmer under 19 år. Som vejledende rettesnor i forbindelse med interesserede kandidaters beskrivelse af indsigt og tilhørsforhold jf. stk. 4, kan følgende områder i HIK Tennis defineres:

a) Seniorbredde: Alle medlemmer over 25 år, som ikke er omfattet af én af de nedenfor nævnte grupper b)-e).
b) Seniorelite: Alle medlemmer over 18 år, der er en del af HIK’s 1. eller 2. hold og/eller ligger i top 10 på HIK’s rangliste for hhv. damer/herrer.
c) Junior- og ungseniorbredden: Alle medlemmer under 25 år, der evt. indgår i træningstilbud Tennisskolen, Klubspillere, Ung senior-træning, og som ikke er
omfattet af gruppe b) eller d).
d) Junioreliten: Alle medlemmer under 19 år, der indgår i træningstilbud for turneringsaktive juniorer (Svarende til: TØ, DH eller Tennis10), og som ikke er
omfattet af c) ovenfor.
e) Veteranerne: Alle medlemmer over 35 år, der for HIK spiller veteranturneringer, DH eller Tennis Øst holdkampe, og som ikke er omfattet af én af grupperne a eller b.
f) Sponsor: Tværgående område omfattende alle medlemsgrupper med fokus på drift og udvikling af tennissponsorindtægtsgrundlaget for hele HIK tennis.

§ 10 Ordinært Tennismøde
Ordinært Tennismøde afholdes hvert år inden udgangen af januar måned. Indkaldelse finder sted ved opslag i klubben og på klubbens hjemmeside mindst tre uger før mødet. Listen med kandidater offentliggøres senest en uge før mødet. Ved mangel på kandidater til en eller flere af de under §1 anførte poster, kan genopslag / anmeldelse af kandidaturer foretages til og med tennismødet efter HIK administrations nærmere anvisninger.

§ 11 Ekstraordinært Tennismøde
Ekstraordinært Tennismøde vil være at afholde, såfremt skriftlig begæring herom over for Tennisformanden fremsættes af mindst 15 stemmeberettigede medlemmer, med angivelse af, hvilke punkter der ønskes behandlet. Tennisformanden er da pligtig til at indkalde til Tennismøde til afholdelse senest 6 uger efter begæringen er fremsat.

§ 12 Stemmeret
Stk. 1 Adgang til Tennismødet har alle tennisafdelingens aktive og passive medlemmer. Alle aktive medlemmer samt passive medlemmer, som tidligere har været aktive medlemmer i mindst 1 år af tennisafdelingen, og som på dagen for tennismødet er 18 år, har stemmeret på Tennismødet.

Stk. 2 Medlemsrettighederne på tennismødet kan alene udøves personligt. Afstemning kan - det er ikke et krav - såfremt HIK administration har mulighed for at facilitere det, foregå virtuelt og digitalt under hensyntagen til sikkerhed og fortrolighed i overensstemmelse med metoder skabt til lignende formål.

§ 13 Simpelt flertal
Alle beslutninger og vedtagelser på det årlige ordinære Tennismøde sker ved simpelt flertal.

§ 14 Dagsorden på det ordinære Tennismøde
Dagsorden for det årlige ordinære Tennismøde skal mindst indeholde følgende punkter:

1. Valg af dirigent
2. Tennisformandens beretning, herunder orientering om HIK og tennisafdelingens økonomi og kommende budget
3. Valg af medlemmer til Tennisudvalget, herunder valg af tennisformand, jf. § 9
4. Valg af repræsentanter for tennisafdelingen til HIK’s hovedbestyrelse, jf. § 8
5. Indkomne forslag
6. Eventuelt

§ 15 Tavshedspligt
Stk. 1 Medlemmer af Tennisudvalget har tavshedspligt i sager, der behandles på lukkede møder, jf. § 6, stk. 2. Medlemmer af Tennisudvalget har også tavshedspligt ift. diskussioner på møderne om andre medlemmers standpunkter, som ikke måtte være ført til referat, jf. § 5.

Stk. 2. Der påhviler endvidere udvalgsmedlemmerne tavshedspligt efter dansk rets almindelige regler med fortrolige oplysninger, de via deres udvalgsarbejde kommer i besiddelse af.

§ 16 Habilitet
Stk. 1 Udvalgsmedlemmer skal ved nyvalg meddele, hvilke øvrige foreningsledelsesorganer den pågældende er medlem af, samt evt. forhold, der kan medføre inhabilitet i forbindelse med det enkelte udvalgsmedlems virke i HIK. Et udvalgsmedlem, der af udvalget vurderes inhabil i forhold til en sag, må ikke deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af den pågældende sag.

Stk. 2. Et udvalgsmedlem kan ikke i dennes egenskab af selvstændig erhvervsdrivende indgå̊ aftaler om eller om levering af effekter, tjenesteydelser el. lign mod betaling. Det påhviler Tennisudvalget en gang årligt at redegøre over for hovedbestyrelsen om, at dette er overholdt.

§ 17 Evaluering
Formanden sikrer, at Tennisudvalget i forbindelse med en årlig evaluering af arbejdet vurderer udvalgets eget arbejde, fremdrift for afdelingen og samarbejdet med HIK’s organisation i overensstemmelse med gældende principper herfor. Redegørelse herfor gøres tilgængelig på det ordinære Tennismøde.

§ 18 Ændringer
Ændringer i denne forretningsorden kan ske med HIK’s hovedbestyrelses godkendelse.

§ 19 Appendiks
Som appendiks til HIK’s Tennis’ Forretningsorden har de valgte medlemmer til Tennisudvalget og til HIK’s hovedbestyrelse tiltrådt at efterleve følgende:

- Ved underskrivelse af nærværende forretningsorden tiltrædes denne
- Love for Hellerup Idræts Klub
- Etisk kodeks for dansk konkurrenceidræt

Hellerup, den 21/12-2022, godkendt af HIK’s hovedbestyrelse den 4/1-2023.